一、数据准备注意事项

保证系统中准确、及时、完整的绿色数据，是成功运行ERP绝对必要的条件。这里的数据还包括各种参数的设置。在准备数据的工作上，值得注意以下几个要点。

1．先培训，再准备数据

ERP系统中的每一个数据都有其明确的定义和作用，尤其是参数的设置，如果发生误解，会影响系统的正常运行。因此，必须先经过培训，透彻明了每一个数据和参数字段的确切定义和要求，再开始准备数据。

2．区别数据准备的难度
在ERP项目实施阶段，根据企业原有管理基础的差异，数据准备和录入有时会占用相当长的时间。根据数据准备的唯度，可以分为以下几类：
手工管理已使用的数据，而且ERP系统同样会用到。
手工管理虽然使用，但不规范。这类数据最突出的就是“编码”和“定额”。

手工管理未曾使用的数据。对这类数据需要花费较长的 时间准备。

3．先“静态数据”，后“动态数据”

在生产活动开始以前发生的数据称之为静态数据，应当尽早准备。而动态数据一旦录入，，由于时时刻刻都在发生变化，必须时刻维护，在切换前初始化阶段正式确认。我们在课程的最后一个题目——打基础  早准备，还会进一步讨论。

4．投入人力直接影响项目实施进度

人们经常关心实施ERP项目要多长时间，影响实施周期的因素很多，如前期工作是否扎实等。就数据准备而言，投入人力的数量和人员的素质更会有直接的影响。作为一项一把手工程，要根据项目实施进程的不同阶段，投入必要的人力，以保证项目正常进行。

5．发扬团队精神，协同整理数据

录入系统中有许多是需要几个业务部门共同商量决定的，这时特别需要强调发扬团队精神，服从大局和整体，共同完成数据准备和录人工作。

6．分析数据的合理性

有时数据看上去是“准确”的，但很明显是有潜力和水分的，偏大或偏小，对这类数据要标注出来，在管理条件成熟的时候，逐步逼近合理。

7．建立保证数据准确的激励机制

要分析数据不准确、不合理产生的原因，不少情况是由于激励机制不合理造成的。例如，把完成多少工时定额同奖金挂钩，这种情况如果要修正定额就会影响奖金，这个定额就很难准确。激励机制是人制定的，不合理就应当研究纠正。

二、系统切换的原则与顺序

由于企业的业务流程有先有后，不可能所有业务齐头并进，一拥而上。总的原则是切换了就要见到效果，能够立竿见影，尝到甜头，鼓舞士气，继续再战。可以参照以下原则制定系统切换计划，切换过程要注意保留记录。

(1)急用先上。可以把迫切需要解决的问题先行解决。
(2)易上先上。有时急用的实施难度大，也可以容易实现的先上，总结经验，再上急用的。
(3)按流程分步实施，保证信息集成。按照流程发生的先后顺序分步实施，使所有数据都能在第一次发生时录入系统，不再出现手工重复登录的现象。一个子流程能够在信息集成情况下成功运行，也是为了见到效果，鼓舞士气。
(4)立竿见影，见效益，增信心。
(5)由里及外。先实现企业内部核心业务的集成，有利于向外提供实时可靠的信息，对外建立一个有信誉的形象。
(6)切换顺序列入实施计划。切换工作要有计划，经过慎重研究，根据工作准备是否扎实，根据相关业务人员的素质和积极性，确定切换的顺序。
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